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8 Tipps, wie Sie Videokonferenzen erfolgreich gestalten

 


Videokonferenzen wurden bei uns bisher stiefmütterlich behandelt. Lieber nahm man zeit- und kräfteraubende Reisen in Kauf, als sich ungewohnt und unpersönlich am Bildschirm zu besprechen.

War es dennoch mal nötig, eine Videobesprechung zu machen, wurde sie schlecht vorbereitet. Man setzte sich halt zur vereinbarten Zeit vor seinen Computer und startete. Ob die Kamera und der Ton passen und auch die Lichtverhältnisse war Nebensache. Auch, dass die Technik funktioniert, war eher Glücksache.

In Zeiten mit Reisebeschränkungen und vermehrt Homeoffice stehen sie nun plötzlich im Mittelpunkt des Arbeitsalltages. Nachdem einige technische Schwierigkeiten überwunden waren, stellen viele fest, was für tolle Möglichkeiten ein Online-Meeting bietet, und Videokonferenzen werden immer beliebter.

Ich bin seit langem ein Fan von dieser Art der Kommunikation und Zusammenarbeit. Deshalb biete ich meine Businessknigge-Seminare jetzt auch online an.

Die Vorteile liegen auf der Hand: So müssen Sie nicht mehr für jede Besprechung eine zeitraubende, stressige Dienstreise antreten. Sie brauchen keine freien Flüge und Unterkünfte sowie Mietwagen und was noch alles an einer Geschäftsreise hängt. Teilnehmende aus allen Ecken dieser Welt können sich auf diesem Weg schnell und unkompliziert austauschen. Das spart Zeit, Geld und Nerven.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie anders als bei einem Telefonat Ihren Gesprächspartner sehen. So haben Sie die Möglichkeit, seine Stimmung auch anhand der Mimik und Körpersprache festzustellen.

Manch einer vergisst jedoch, dass bei einem Online-Meeting genau die gleichen Umgangsformen wie bei einem realen Meeting gelten. Und dass es genauso gilt, sich im wahrsten Sinne des Wortes ins richtige Licht zu rücken.

Der Gesamteindruck, den ein Unternehmen hinterlässt, ist stark von einem stilsicheren Auftreten abhängig. Dazu gehört die Kleidung, die Einrichtung, die Ordnung und die Art und Weise, wie Sie sich bei Ihren Geschäftskontakten präsentieren.

Dies gilt selbstverständlich auch für Videokonferenzen. Zu einer Videokonferenz gehört zunächst einmal eine gute Vorbereitung und im dann die allgemeine Business-Etikette. Denn die Atmosphäre, in der die Konferenz stattfindet, beeinflusst den Verlauf und den Erfolg des Meetings.

Ich habe für Sie die 8 wichtigsten Tipps zusammengestellt. Beginnen wir mit der Organisation einer Videokonferenz.

Tipp Nr. 1: Bereiten Sie als Gastgeber die Konferenz optimal vor

Viele übernehmen der Einfachheit halber die von den Anbietern vorgefertigten Einladungstexte. Formulieren Sie besser einen netten, persönlichen Begleittext, mit dem Sie die Einwahldaten verschicken. Vergewissern Sie sich, dass die Einwahldaten auch korrekt funktionieren.  Fügen Sie der Mail eine aussagekräftige Agenda bei. So starten alle Teilnehmer gut vorbereitet ins Meeting und haben einen Leitfaden, um das Abdriften des Gesprächs zu vermeiden.

Sollten Ihre Gäste das erste Mal auf der von Ihnen verwendeten Plattform teilnehmen, schicken Sie am besten gleich eine Anleitung mit.

Dies sowohl für den Gastgeber als auch für die anderen Teilnehmenden:

  • Legen Sie sich Notizpapier und Stift zurecht, damit Sie sich während des Gesprächs handschriftliche Notizen machen können. Das Betätigen der Tastatur verstärkt sich für Ihre Zuhörer und ist unangenehm im Ohr. Sagen Sie auch, dass Sie das gleich mitschreiben, damit die anderen Teilnehmenden wissen, dass Sie noch bei der Sache sind.
  • Bereiten Sie sich auf das Meeting vor. Sie machen auf jeden Fall einen guten Eindruck, wenn Sie den Sachverhalt genau kennen. Außerdem können Sie gezielt nachfragen und Ihren Standpunkt sicher vertreten. Teilnehmende, die kaum vorbereitet in so ein Meeting gehen, halten die anderen auf. Das Meeting zieht sich unnötig in die Länge, da immer wieder Nachfragen und Erklärungen nötig sind.

Tipp Nr. 2: Überprüfen Sie Technik, Ton und Bild rechtzeitig

Vor allem, wenn Sie einen Firmenrechner benutzen, besteht die Möglichkeit, dass Sie nur bestimmte Dienste nutzen dürfen. Klären Sie vorher ab, was möglich ist und welche Dienste erlaubt sind. Und schauen Sie ob Software-Updates vorhanden sind. Es macht einen schlechten Eindruck, wenn Sie während der Konferenz erst noch die Software aktualisieren müssten.

Wie ist die Bild- und Tonqualität? Testen Sie den Kamerawinkel. Eine zu hoch, zu niedrig oder zu nah positionierte Kamera verzerrt Ihr Gesicht. Am besten positionieren Sie die Kamera auf Augenhöhe. Sorgen Sie dafür, dass der Raum und Sie gut ausgeleuchtet sind. Setzen Sie sich am besten gegenüber von Ihrem Fenster. Licht von oben oder unten wirft unvorteilhafte Schatten auf Ihr Gesicht. 

Für eine natürliche Ansicht sollte Ihr Oberkörper bis zur Brust sichtbar sein.

Benutzen Sie am besten ein Headset. Die anderen verstehen Sie besser und es verhindert Rückkopplungen. Das Mikrofon braucht etwas Abstand zum Mund, sonst hört man jeden Atemzug von Ihnen verstärkt, so ähnlich wie bei Darth Vader.

Falls kein Moderator für das Meeting eingesetzt wurde, nutzen Sie die Stummschaltung (Mute-Funktion) immer, wenn Sie längere Zeit zuhören. Das verringert Nebengeräusche, wie etwa den Büro-Smalltalk der Kollegen. Und denken Sie daran, die Stummschaltung aufzuheben, wenn Sie sprechen möchten. Sonst geht möglicherweise Ihr Beitrag verloren. 

Und hier die Tipps für das perfekte Benehmen in der Videokonferenz:

Tipp Nr.: 3 Passendes Outfit wählen und Ordnung im Hintergrund halten

Video (videre) heißt „ich sehe“. Und Sie werden auch gesehen. Ziehen Sie sich geschäftsmäßig an und räumen Sie Ihr Büro auf.

Gerade im Home-Office neigen viele dazu, sich im Jogginganzug an den Arbeitsplatz zu setzen. Denken Sie daran, dass Ihre Kleidung auch Ihre Arbeitshaltung beeinflusst. Es reicht auch nicht, oben ein Hemd zu tragen und unten eine Jogginghose. Vielleicht müssen Sie während des Gesprächs aufstehen, um etwas zu holen. Wie sähe das aus?

Achten Sie ebenso auf einen ordentlichen Hintergrund. Zumindest alles, was Ihre Kamera erfasst, muss aufgeräumt und sauber sein. In einem ordentlichen Büro arbeitet es sich sowieso sehr viel konzentrierter.

Sollten Sie immer im Homeoffice arbeiten oder sehr häufig Videokonferenzen durchführen, bieten sich auch mobile Hintergründe, wie sie in Fotostudios verwendet werden an.

Tipp Nr. 4: Seien Sie pünktlich

Erscheinen Sie aus Respekt und Rücksicht genau wie bei realen Meetings rechtzeitig zur Video-Konferenz. Das gilt sowohl für interne als auch für externe Treffen. Bei einigen Onlinemeeting-Tools gibt es sogenannte Wartezimmer für die Teilnehmenden, die sich schon etwas früher einloggen. Sind Sie Gastgeber des Online-Meetings, sollten Sie sich ca. 10 Minuten vor Meeting-Beginn zuschalten. So können Sie nach und nach alle Teilnehmenden begrüßen und zum „Aufwärmen“ schon ein paar persönliche Worte wechseln.

Tipp Nr. 5: Moderieren Sie das Meeting, wenn Sie dazu eingeladen haben

Wie bei einem realen Meeting, gilt es auch online, die Diskussionskultur einzuhalten. Bei mehr als zwei Teilnehmern empfehle ich, dass der Moderator alle Mikrofone stumm schaltet, damit nicht alle durcheinander sprechen beziehungsweise unsicher sind, wann und ob sie etwas sagen sollen. Außerdem minimiert dies die Nebengeräusche aus den jeweiligen Räumen.

Jeder hat die Möglichkeit, mit Stickern ein Handzeichen zu geben oder im Chat zu schreiben, dass er etwas beitragen möchte. Der Moderator schaltet dann immer das entsprechende Mikrofon frei. Und er kann auch einem anderen Teilnehmenden die Moderatorenfunktion übertragen.

Tipp Nr. 6: Halten Sie Blickkontakt

Betrachten Sie die Videokonferenz wie ein persönliches Treffen. Beim persönlichen Gespräch gehört es zu den wichtigsten Umgangsformen, sein Gegenüber ins Gesicht zu schauen. Dies gilt selbstverständlich auch für das virtuelle Gespräch.

Um das zu erreichen, platzieren Sie die Kamera am besten auf Augenhöhe. Mit ein bisschen Herumspielen klappt das gut. Schauen Sie in die Kamera anstatt auf das Gesicht Ihres Gesprächspartners im Bildschirm. So entsteht der Eindruck, dass Sie ihm in die Augen schauen. Je weiter weg Sie den Bildschirm positionieren, umso weniger müssen Sie mit Ihren Augen hin und her wandern. Finden Sie rechtzeitig den richtigen Kamerawinkel und Abstand des Bildschirms.

wandern. Finden Sie rechtzeitig den richtigen Kamerawinkel und Abstand des Bildschirms.

Tipp Nr. 7: Schenken Sie den anderen Teilnehmenden Ihre volle Aufmerksamkeit

Hören Sie aufmerksam zu und lassen Sie Ihre Gesprächspartner ausreden. Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf das Meeting. Auch virtuell merken die anderen Teilnehmenden schnell, dass Sie etwas anderes machen.

Lassen Sie bitte, bitte auch Ihr Smartphone und Tablet in der Tasche. Es ist ausgesprochen unhöflich, während eines Meetings nebenbei Mails zu bearbeiten oder zu chatten. Außerdem verpassen Sie die wichtigen Punkte, denn niemand kann zwei verschiedene Sachverhalte gleichzeitig fehlerfrei bearbeiten und verstehen.

Tipp Nr. 8: Bereiten Sie die Videokonferenz nach

Haben Sie als Gastgeber des Online-Meetings fungiert, schicken Sie nach dem Meeting eine persönlich gehaltene Mail an alle, und bedanken Sie sich für die Teilnahme und die konstruktive Zusammenarbeit. Fertigen Sie auch ein Kurzprotokoll mit den wichtigsten Punkten an, und schicken Sie es mit dieser Mail. Solche wertschätzenden Gesten sind der Kitt, der Kunden bindet und Kollegen motiviert. Sie machen Eindruck, begeistern Ihre Kunden und sorgen für eine gutes Arbeitsklima

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren Meetings.

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Herzlichen Dank und bis bald.

Mehr zum perfekten Umgang mit Kunden, Kollegen, Mitarbeitern und sämtlichen Geschäftskontakten finden Sie hier.